Ip telefoni framtidens samtal för företag och privatpersoner

Ip-baserad telefoni har på kort tid förändrat hur både företag och privatpersoner tänker kring samtal, telefonnummer och växlar. I stället för koppartrådar och fasta abonnemang går trafiken via internet. Resultatet blir ofta lägre kostnader, fler funktioner och en flexibilitet som den gamla tekniken aldrig kunde erbjuda.

När någon pratar om Ip telefoni handlar det alltså om samtal som går över internet i stället för via det traditionella telefonnätet. Samma grundtjänst att prata i telefon men med helt nya möjligheter för hur nummer, enheter och tjänster kan kombineras.

Vad ip-telefoni är och varför gamla telenät fasas ut

Ip-telefoni, ibland kallat VoIP (Voice over IP), innebär att rösten görs om till datapaket som skickas via internet. Mottagarens telefon eller app sätter ihop paketen igen och du hör rösten precis som i ett vanligt samtal.

En enkel definition:

Ip-telefoni är telefoni där samtalet skickas digitalt över internet i stället för genom det traditionella kopparnätet.

Anledningen till att klassiska telefonnät stängs ned i många länder är framför allt:

– Kopparnäten är dyra att underhålla
– Färre använder fasta telefoner
– Nya digitala lösningar är mer flexibla, skalbara och säkrare

När kopparnäten försvinner behöver både företag och privatpersoner se över sin telefoni. De som i tid går över till ip-baserade lösningar får ofta mer än bara en ersättning för den gamla fast-telefonen. De får ett kommunikationsnav som går att anpassa efter vardag, verksamhet och behov.

För att använda ip-telefoni krävs i grunden tre saker:
– En internetuppkoppling (mobil, fiber eller bredband)
– En enhet som kan ringa (mobil, dator, ip-telefon eller adapter till vanlig telefon)
– Ett konto eller abonnemang hos en ip-telefonioperatör

Därifrån kan man bygga vidare med fler nummer, växel, ringgrupper och andra tjänster.

Smartare vardag med nummer, växlar och softphones

En av de stora styrkorna med ip-telefoni är hur enkelt nummer och tjänster kan kombineras. Ett nummer är inte längre låst till ett visst uttag i väggen. Samma nummer kan kopplas till en mobilapp, en bordstelefon, en dator eller flera enheter samtidigt.

Några typiska möjligheter:

– Flera typer av nummer
Företag kan välja mellan lokala nummer (till exempel 08 eller 031), nationella 010-nummer, 020-nummer eller mobila nummer. För privatpersoner kan ett extra mobilnummer vara perfekt som butiksnummer, för försäljning online eller för att skilja privat och jobb.

– Växel och ringgrupper
En ip-baserad telefonväxel gör att samtal kan styras till rätt person eller avdelning, oavsett var medarbetaren befinner sig. Ringgrupper gör att flera telefoner ringer samtidigt eller i turordning tills någon svarar. Allt kan ändras via webben, utan teknikerbesök.

– Tillfälliga och parkerade nummer
Ibland behövs ett nummer bara under en kampanj, en säsong eller ett projekt. Med ip-telefoni går det att skaffa tillfälliga nummer eller parkera nummer som sparas till senare. Det passar till exempel vid flytt, omstart av företag eller när man vill säkra ett fint nummer innan någon annan tar det.

– Softphones en extra telefon i telefonen
Genom att installera en så kallad softphone-app i mobilen eller datorn får användaren en extra telefon i samma enhet. Det kan vara en tydlig fördel för den som i dag bär två mobiler, en för jobb och en för privat. Med softphone kan samtalen hållas isär med olika nummer, men hanteras i samma enhet.

För företag ger den här flexibiliteten en möjlighet att skapa en lösning som matchar verksamheten i stället för att anpassa verksamheten efter telefonsystemet. För privatpersoner innebär det frihet att välja hur man vill vara nåbar, utan dyra och långa abonnemang.

Funktioner som lyfter både service och kontroll

När samtalen går digitalt blir det också enklare att bygga in extra funktioner direkt i telefonilösningen. Flera av de tjänster som tidigare varit komplicerade eller dyra att få till kan nu läggas till med några klick.

Exempel på funktioner som allt fler uppskattar:

– Samtalsinspelning
Att kunna spela in samtal hjälper företag med utbildning, kvalitetssäkring och dokumentation. Inspelningar kan vara ovärderliga i kundtjänst, support och säljorganisationer.

– Vidarekoppling och öppettider
Samtal kan styras olika beroende på tid på dygnet eller veckodag. Under kontorstid går samtal till växeln eller en ringgrupp, efter stängning kanske de vidarekopplas till jour, mobil eller röstbrevlåda med ett anpassat meddelande.

– Samtalsfilter och blockering
Möjlighet att filtrera bort störande samtal, spam och oönskade nummer ger lugnare arbetsdagar och en mer fokuserad arbetsmiljö.

– Semester- och frånvarolösningar
Under semester kan samtal styras till en vikarie, ringgrupp eller ett särskilt semesternummer. Kunden får tydlig information om öppettider och alternativa kontaktvägar, samtidigt som den som är ledig verkligen får vara ledig.

– Integration med mobil vardag
Eftersom ip-telefoni fungerar bra tillsammans med smartphones går det att kombinera mobiloperatörens vanliga samtal med ip-baserade nummer i samma enhet. Den som reser mycket kan dessutom använda wifi-samtal via ip-telefoni för att hålla nere kostnader, särskilt utomlands.

Den gemensamma nämnaren för de här funktionerna är kontroll. Användaren bestämmer själv hur samtal ska hanteras, i stället för att fastna i en stel mall. Det skapar en mer professionell upplevelse för den som ringer, och en lugnare vardag för den som tar emot samtalen.

När organisationer eller privatpersoner funderar på att gå över till ip-telefoni kan det vara klokt att välja en aktör som är specialiserad på just flexibla ip-lösningar, med möjlighet att kombinera nummer, växel, softphones och smarta extrafunktioner. En svensk aktör som erbjuder den typen av anpassningsbara telefonitjänster för både företag och privatpersoner är viaweb.